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O compliance está ganhando cada vez mais espaço na roda de discussão dos empreendedores, ele já está sendo considerado um diferencial competitivo para as empresas que buscam e valorizam a transparência e ética nas suas interações econômicas e sociais. Mas, por outro lado, as ferramentas de compliance ainda precisam se adequar às melhores práticas do mercado para agregar valor à cultura organizacional. Por isso, refletir sobre o seu programa de compliance é tão importante quanto colocá-lo em prática. Para começar a entender melhor o assunto, é preciso primeiro conhecer os 4 principais pilares do compliance que toda empresa deveria ter:

1. O gestor exemplar

Os gestores devem ser disseminadores da cultura compliance na organização, estimulando todo time a agir de forma ética e transparente. Para que isso aconteça, recomendo selecionar um gestor de compliance para ser responsável pela estruturação do desenvolvimento do compliance em toda organização, até nos níveis mais baixos. Essa função ou área vai variar de acordo com a demanda de cada empresa e será diretamente responsável por verificar se as atividades do negócio estão em conformidade com as leis; prever, mitigar e tratar riscos de não aderência às normas internas e difundir o conhecimento de compliance para toda a organização.

Infelizmente, não são todas as empresas que conseguem alocar seus recursos para ter um gestor que se dedique tempo integral para essa função. O que muitos empreendedores esquecem é que gestores de outras áreas, como RH, Jurídico, Auditoria, ou até mesmo o próprio CEO, também podem ficar responsáveis por esse controle. No final das contas, seja quem for o encarregado, o importante é ter um profissional da alta gestão com esse olhar e agenda, evitando assim que o tema seja pontual e sem continuidade.

2. Os funcionários

Vamos imaginar que você tem uma distribuidora de alimentos orgânicos. Todas as entradas e saídas de mercadorias são supervisionadas pelo seu gerente de suprimentos, o Carlos. Ao pegar uma gripe, o supervisor ficou afastado do trabalho por uma semana e, em seu lugar, entrou outro gerente. Ao receber os produtos e assinar os papéis, esse gerente substituto percebeu que uma informação não estava batendo. Logo puxou o fornecedor de lado e perguntou por que a carga só estava com 80% da capacidade. A resposta que ele ouviu o deixou de cabelo em pé.

Seu Carlos havia combinado que o fornecedor entregaria apenas 80% do pedido, mas continuaria recebendo 100% do valor combinado, desde que parte da diferença fosse entregue a ele. Em troca disso, seu Carlos garantiria a aquisições regulares ao fornecedor. Sem saber o que fazer, o gerente assinou os papéis e foi logo à alta direção contar o caso. Carlos foi demitido na semana seguinte e um novo programa de treinamento foi instituído na empresa.

Depois de saber a história do Carlos, pare e pense: se essa mesma situação acontecesse na sua empresa, será que seus colabores saberiam o que fazer? As organizações devem buscar desenvolver o comprometimento ético nos seus funcionários, assumindo a responsabilidade de auxiliá-los na resolução de conflitos éticos com os quais possam se deparar durante o exercício de suas funções.

3. Canais de Compliance

Como acabamos de ver, dilemas éticos fazem parte do dia-a-dia dos negócios e a omissão por parte dos profissionais em determinadas situações pode sair caro para a empresa. É por isso que toda organização deve criar canais adequados para fortalecer a cultura ética da organização. Esses canais precisam ser efetivamente acessíveis, customizados para o público aos quais se destinam. Na maioria das vezes, esses canais são anônimos para que o colaborador não tenha medo de sofrer alguma repressão, principalmente se estiver reportando algum funcionário de alta hierarquia.

Agora, em uma organização onde os colaboradores não possuem acesso à internet é recomendável a disponibilidade do canal por via telefônica ou mesmo considerar a possibilidade de caixa postal. Vale lembrar que os canais não devem se restringir apenas a colaboradores, mas também a fornecedores, prestadores de serviços e até ex-colaboradores, como podemos ver na imagem abaixo:

4. A tão temida entrevista demissional

A entrevista demissional é uma fonte valiosa de informação que muitas empresas não aproveitam como deveriam. Vale lembrar que por mais que sua condução seja desgastante, por ser carregada de emoções, ela deve ser conduzida com alguns cuidados. O primeiro deles é evitar realizar a entrevista demissional no ato da demissão, porque, provavelmente, muitos assuntos mal resolvidos serão apresentados de forma exagerada, obscurecendo os reais motivos do desligamento.

No caso do seu Carlos, se o CEO ou RH tivessem conduzido entrevistas demissionais com ex-colaboradores da área, com foco em coletar informações sobre atitudes antiéticas, além dos assuntos clássicos de gestão de pessoas, provavelmente essa fraude já teria vindo à tona e o prejuízo seria muito menor. Cada vez mais os riscos estão sendo tratados com o uso da tecnologia por ser uma forma mais eficaz para monitorar, coletar informações e implantar padrões de melhores práticas. Com a entrevista demissional não é diferente e a sua aplicação via web traz algumas vantagens:

• A disponibilização do acesso às perguntas pode ser feita após alguns dias. Sugerimos 1 semana após a demissão, o que permite a maturação da saída;
• O(a) ex-colaborador(a) pode responder em sua casa, no conforto e tranquilidade de seu ambiente e no horário que preferir;
• Há uma sistemática na sua condução e o funcionário não ficará suscetível ao entrevistador;
• É possível compilar as informações e fazer uma análise quali-quantitativa, que viabilizará um plano de intervenção.

É fundamental que, ao usar entrevistas demissionais via web, o questionário contenha perguntas abertas, que buscam as verdadeiras causas de sua saída. Perguntas fechadas ou de múltipla escolha poderão impossibilitar o relato livre sobre situações que não concordava ou sofreu durante sua vivência na organização. A verdade é que, se você realmente ouvir seus ex-colaboradores e nutrir um bom relacionamento, mesmo depois da demissão, é muito provável que eles não busquem ações na esfera judicial, como um processo trabalhista. As vantagens de uma boa entrevista demissional são muitas, basta estar aberto e disposto a fazer as mudanças necessárias.